Job Vacancy jobs in Batu Pahat

TUJUAN JAWATAN

Bertanggungjawab mengurus dan menyelaras urusan pentadbiran serta dokumentasi kewangan bagi cawangan yang ditetapkan bagi memastikan rekod, dokumen, aset, bil dan urusan pentadbiran cawangan diurus dengan teratur, tepat dan sistematik.

TANGGUNGJAWAB UTAMA

A. PENTADBIRAN CAWANGAN

• Mengurus bil utiliti, Unifi dan bil berkaitan cawangan serta memastikan dokumen dan rekod bayaran difailkan dengan teratur.
• Menyediakan dan menghantar ringkasan bil atau laporan berkaitan kepada Ibu Pejabat (HQ) mengikut tempoh yang ditetapkan.
• Mengurus rekod aset cawangan termasuk melaksanakan tagging asset, mengemas kini senarai dan status aset semasa dan memastikan rekod aset disimpan dengan teratur.
• Menyelaras bil dan perbelanjaan berkaitan operasi cawangan termasuk penyelenggaraan kedai, kenderaan dan keperluan operasi lain.
• Mengurus dan menyediakan dokumen tuntutan pentadbiran termasuk pembelian bekalan pejabat (office supplies) untuk dikemukakan kepada pihak berkaitan.
• Menyelaras urusan pentadbiran cawangan termasuk permohonan dan pembaharuan lesen, penyelenggaraan alat pemadam api serta perkara berkaitan yang memerlukan tindakan berkala.
• Berhubung dengan Ibu Pejabat bagi mendapatkan dokumen rasmi syarikat yang diperlukan untuk urusan pentadbiran, lesen atau urusan dengan pihak luar.

B. DOKUMENTASI & REKOD KEWANGAN

• Mengumpul, menyusun dan menyemak kelengkapan resit, invois serta dokumen kewangan berkaitan transaksi dan perbelanjaan cawangan.
• Mengurus dokumentasi perbelanjaan berkaitan ejen/broker termasuk resit manual atau bertulis tangan serta memastikan dokumen sokongan yang berkaitan disertakan.
• Mengurus dan menyelenggara rekod Wang Runcit (Petty Cash) serta memastikan setiap transaksi mempunyai dokumen sokongan yang lengkap.
• Memastikan dokumen kewangan disusun dan difailkan secara sistematik dalam bentuk fizikal dan/atau digital bagi memudahkan semakan, rujukan dan audit.
• Menyemak kesepadanan maklumat asas pada resit dan dokumen sokongan dengan rekod yang diterima sebelum dikemukakan kepada pihak Finance/HQ untuk tindakan selanjutnya.
• Mengekstrak dan mengemas kini data kewangan secara berkala daripada rekod atau dokumen berkaitan dengan tepat mengikut format dan tempoh yang ditetapkan.
• Menyediakan ringkasan atau laporan berkaitan dokumen kewangan cawangan untuk dikemukakan kepada pihak Finance/HQ mengikut keperluan.
• Memastikan sebarang ketidaklengkapan, perbezaan atau dokumen yang tidak dapat dikenal pasti dirujuk kepada pihak berkaitan untuk tindakan dan pembetulan.

C. PENGURUSAN REKOD & PEMATUHAN

• Memastikan semua dokumen pentadbiran dan kewangan cawangan disimpan dengan teratur, lengkap dan mudah dijejaki.
• Memastikan kerahsiaan dokumen, rekod kewangan dan maklumat syarikat sentiasa dipelihara.
• Mematuhi prosedur, polisi, arahan kerja dan kawalan dalaman yang ditetapkan oleh Syarikat.
• Memberikan kerjasama dalam penyediaan dokumen bagi tujuan semakan dalaman, audit atau permintaan pihak pengurusan.

Pay: RM2,200.00 per month

Benefits:

• Meal allowance
• Opportunities for promotion
• Professional development

Work Location: In person